4.2. Dokümantasyon Şartları (Dokümanlar) 

• Dış kaynaklı olanlar da dahil olmak üzere (Sipariş Dokümanları, Makine Katalogları, Eğitim Notları, vs.), Kalite Sistemi kapsamındaki tüm dokümanlar; 
• Yayınlanmadan önce yetkilisi tarafından gözden geçirilip onaylanmış olmalı, 
• İlgili kullanım noktalarında güncel revizyonlarının bulunmasını sağlayacak bir sisteme göre dağıtılmalı. 
• Yapılan değişiklikler geriye doğru izlenebilecek şekilde muhafaza edilmeli. 

4.2. Dokümantasyon Şartları (Kayıtlar) 

• Kalite kayıtlarının tanımlanması, toplanması, dosyalanması, tasnifi, muhafazası, bakımı ve elden çıkarılmasına ilişkin yöntemler, kolay ulaşılabilir olacak şekilde belirlenmiş ve uygulanıyor olmalı. 
• Kalite kayıtlarının etkin bir şekilde tutuluyor olması, kalite sisteminin etkin bir şekilde uygulanıyor olduğunun işaretidir. 
• Muhafaza süreleri belirlenmiş olmalı.